探秘任务清单背后的心理学

　　据BBC，人们喜欢做计划——光是计划做某件事这个行为就能够让我们从没有做完的任务的重负中解脱出来。

　　任务清单能告诉我们关于做计划这个人的性格特点吗？展示下一个任务清单就能让我们看到世界上一些最伟大的艺术家偏执和控制狂的一面。

　　如果你的每日日程表和收件箱跟我的一样，那么你心里常常会想着这一大堆着急的任务，从而产生一种无力感。戴维·艾伦（DavidAllen）的《尽管去做：无压工作的艺术》是这方面的杰出代表。全球畅销软件及个人效率管理系统GTD，被奉为“信息时代的宠儿”。

　　这个系统的核心是一种安排必须要做的事情的方法。艾伦与忙人工作并且帮他们规划出时间留给他们真正想做的事，这些经验构成了该系统工作的原理。本书在2001年首次出版，10年后，科学研究持续跟踪这位高效率大师，并且精准解释了为什么他的系统如此风靡，如此有效。

　　GTD软件的精髓就是将你需要记住的事情写下来，并且有效地将其归档。这似乎很简单，但是却不仅仅是一个简单的归类文件夹和任务清单。小猫咪虽小，但跟孟加拉虎一样五脏俱全，如果说任务清单是孟加拉虎的话，那么艾伦的系统就是那只小猫。

　　艾伦所说的“有效归类”指的是这个效率系统的三部分：存放某天你可能需要但是又忘记放在哪儿的东西的文件夹；一份目前需要做的每件事的任务清单；一个有43份文件夹的备忘录。（之所以是43个文件夹是因为下一个31天的备忘事宜和之后12个月的备忘录。）

　　当前任务列表是类特别的任务清单，因为所有的任务都是由你将要采取的下一步行动决定的，只有你采取了行动，当前的任务才有可能完成。做一个当前任务列表相当有效，可以帮助你克服迟迟不想解决清单上那一个个任务的惰性。比如，从你自己的任务清单上挑选一项你迟迟不肯解决的任务，重新细化你的任务，直到你真的想要动手解决为止。把一些必须要做却让你提不起兴趣的事情比如“给花园重新安一个篱笆”细化，写成“打电话问问托马斯是谁修好了他的篱笆”或者，可以更加具体点，具体到告诉自己具体怎么修。“拨打26268119问问他是谁修好了他家的篱笆。”

　　将每项任务细化到一个个动作，这样可以让你把要做的事转化成要么轻而易举就能完成，或轻而易举就能忘掉，但是你却怡然自得，因为你知道这项任务就在你的系统里。每一天，你都会打开当天的文件夹，要么将每项任务付诸实践，要么将其推迟，放到将来某一天或者某一月的那个文件夹中。艾伦对这种方法情有独钟，他想让人们建立一个系统的自我管理的系统，可以帮助我们回忆和检视要做的任务，从而解放我们操劳的思绪。

　　那么这种方法背后究竟蕴含着怎样的心理学原理呢？佛罗里达大学的罗伊·博美斯特（RoyBaumeister）和马斯堪博（EJMasicampo）对于一个被称作蔡格尼克记忆效应的古老现象很感兴趣。蔡格尼克记忆效应是指人们对于尚未处理完的事情，比已处理完成的事情印象更加深刻。在餐厅或者酒吧你都能切身感受到这种现象—你很可能会记得你点的饮料，但是一旦你喝完饮料就会忘记都点了哪些东西。我在解释俄罗斯方块背后的心理学原理时已经提到过这种现象。

　　测试蔡格尼克记忆效应的经典方法就是看一项没有完成任务是不是会干扰你去执行接下来一项任务。博美斯特和马斯堪博发现，当人们不能完成一项简单的热身任务时，在接下来的头脑风暴中表现会更糟糕。接下来的事可有趣了：他们让一些人做计划，来完成热身阶段的任务。不允许他们完成这项任务，而是让他们做计划来体现他们会怎样完成任务。不出所料，允许做计划的这部分人没有受到热身任务未完成的干扰。

　　再回头来说说GTD系统，该系统认为你的注意力是有限的。在任何一段时间，你只能集中注意力于有限的事物。GTD文档和提醒系统为你做事情提供一个计划，将你纠结在那些要做的每项任务的注意力释放出来。相比起通过完成每项任务从而将它从清单上消除掉，艾伦和这项研究建议我们只需要拟定一个周密的计划，把什么时候做，怎样做计划好就行。光是计划我们应当怎样完成一些事情就足以安抚我们一直萦绕在未完成任务上的思绪了。