如何让商务年会有条不紊地开展？

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●筹备礼仪

1、成立年会筹备委员会：如谁做总指挥，遇到困难，总指挥就出来协调解决问题。当然总指挥在公司是有权威的高管。而我们这些作为实际上活动策划组织者的身份则是副总指挥。筹备委员会的其他成员必须是能实实在在做事的，因为他们要分担其中各项目小组负责人（如文艺节目组、舞台、灯光、礼仪、车辆、酒水、安全等），真正能帮助到你的人；

2、首次召开年会筹备动员会，旨在：①对去年的年会进行分析复盘，哪些需要改进和加强的，哪些是闪光点，以便于做借鉴；②商议出年会的基本框架：比如参加年会的对象，年会的组织形式，年会的举办时间和活动的总时长等，并明确项目组的职责，将任务具体落实到人；

3、整理好会议记录和资料，不要急于提交年会活动方案。（因为没有经过深入讨论和验证的方案，是不成熟的方案。而老板和领导所需要的，是一份相对而言较有质量的方案报告。如果你做不到这一点的话，你在老板心目中的形象就大打折扣了。然后把去年的年会方案拿着，约老板进行汇报，必须得到相应的批示。如：参加年会的对象是面向公司全员还是怎样？（若不是的话，比如优秀员工、普通员工代表之类的，这些你适度建议嘛），活动组织的形式，场地是打算安排在酒店还是其他，计划多少人的规模、安排领导发言等等。我们不要太幼稚地以为，首次汇报就能全部得到领导很多的指示，说不定TA也是一头雾水。

4、只要公司确定搞年会，我们就应该大张旗鼓地宣传造势起来，什么文艺节目征集（必须要有明确的时间节点）、主持人招募等，这些立马就应该启动起来。然后根据老板的指示，召开第二次筹备委员会（这种会议以后还会召开若干次），可以实质性对年会开始分工了，比如会务组负责什么，文艺组负责什么，宣传组负责什么，灯光、音响、话筒、鲜花等又是谁在搞。大家都很清楚，往往年会最难搞的就是：会场、人员接送、舞台、节目表演、音响、抽奖和颁奖，以及领导发言稿和年会气氛。再就是大家商议商议年会主题、抽奖的奖品和奖金方案、工作人员的礼品（这个必须商议，大家才有动力），活动的环节（如年会酒席的金额标准、以及酒水饮料的种类和数量）等等。

5、再整理会议记录，如果公司不是第一年搞年会的话，一般情况下我们就会参照近两年年会的奖金和预算，适度提升5%-15%或者持平的样子，这个时候可以写下初步的策划方案了。然后再找老板，确定年会的大致方向，这个时候两个关键因素要考虑，即年会的主题指向和领导可控的资金预算（没米无法下锅了嘛）。这样一来，长达N多页的年会策划方案毛坯就出来了。

6、中间定期组织若干次召集筹委会专项会议，你不要指望别人对你言听计从，除非是你的下属。大家都是资源协助和支持，因此专项会议很有必要，你必须根据时间节点制定活动动态实时跟进，如会务组联系好场地（含报价、容纳人数、地址、交通状况），一定要实地考察，并让领导拍板（有些奇葩的领导喜欢在外省搞，这时候你得小心，必须有那边传过来的实物图为证）。又比如酒水的种类，吃饭是围餐还是自助餐等等都需要一一核实。

7、个人认为年会活动策划方案，没有到最后的那一刻，都充满了变数。因此趁热打铁，找到领导，把含有预算和活动流程的大方案签下字是关键，其他活动具体细节，容后再一一落实这才是王道。这个时候，就可以向财务预支款，因为预定会场和酒店、舞台、喷绘等等这些都是烧钱的主，没米米可不行。

8、接下来，就是几易其稿修改领导发言稿，文艺节目的至少2-3次彩排和筛选，食宿、停车位和员工接送、背景喷绘设计、主持串词、灯光、音响、投影仪的租用、礼仪的培训、年会专门的幻灯片制作，主持人的排练等等的密切关注。

9、活动细节的枝叶商定好后，再找领导确认签字或者重新签字（这个时候，活动策划方案已经差不多只是到程序了），重点实在方案里的内容实施到什么地步。

10、查漏补缺，作为副总指挥的我们，必须知道年会各个项目现在做到什么程度了，那些有没有遗漏，你也可以堂而皇之地对他们表示辛苦了，表示慰问和提醒了。这个时候的查漏，很有必要，一些忽视的地方早发现就能早解决。