我们要学习掌握的信函礼仪

　　(一)商业信件礼仪

　　1、商业信笺上的公司名称要求印得质量高，纸张也要求用高质量的纸，设计和布局的选择要能反映商业特征——正式的还是非正式的，老式的不定期是新式的等等。商业信笺应该印上公司名称、地址、电话号码、注册的办公室地址、电传号码、公司注册号码以及董事们的姓名，写商业信决不可用有颜色的纸。若不清楚信件应发给哪个具体的人时，可以用“敬启者”之类。如果对男女两性都要称呼，那么可用“Gentlemen”到办公室的私人信笺要注上“亲收”。绝对私人的信，应该用私人的信笺。与外国人通信，第一封回信最好按照对方来信时的落款形式给对方回信。

　　2、商业信笺使用的语言比社交信要正规，用词也要严谨得多，内容上要力求简短。从时间上讲，要先叙旧后谈近况。细节部分应准确明了地表达清楚，避免使对方费解。对地方参考价值的数据或情报，应尽可能引用、提供;与正题无关的闲话尽量省略。表示不满的信笺，要写得委婉，有礼有节地提出意见，寻求解决办法;一旦对方改正了错误，切莫忘记回信表示感谢。除了绝对私人性质的信件，一般都是打字。

　　信笺的折叠方法

　　3、一般来说，信笺如何折叠已不为人计较，顺其自然。但和海外人士，书信交往时，还是有必要了解和掌握为好。折叠方法是文字向外，先直后横，顺折向上。以便收信人拆信后很容易看到自己的名字。而文字向内的折法，按传统风俗习惯的说法则是丧家凶信的折法。

　　信的开头和结尾

　　4、写收信人的称呼，要单独成行，顶格书写，以示尊敬和礼貌。称呼之后加冒号，以示领起下文。平时对收信人如何称呼，信上就如何称呼。在国际商务信笺中，信的开头可用“DearSir”后边加上对方的姓，如“DearMrSmith”(“亲爱的史密斯先生”)。

　　5、结尾的习惯写法有两种：

　　一是正文写完后，紧接着写“此致”，转一行顶格写或空两格写“敬礼”。

　　二是不写“此致”，只是另起一行空两格写“敬礼”、“安好”、“健康”、“平安”等词。也可以在正文结尾下另起一行写“祝称”、“敬祝”，再空两格写上“安好”、“健康”等。

　　国际商务信笺目的结尾一般“YoursSincerely”(“忠诚于你的”)结束，当然写给朋友的信结束语可自由选择。

　　6、签名

　　在商业信函中，很多人的签名很难认，因此，打字机打出的签名相沿成习。用打字机打出的信函上未见签名是很麻烦，但是这各事常发生。未签名的信函没有任何意义。切记商业信函要签名。

　　签名时不必加对自己的称呼，但是如果你的名字与你的性别出入较大，就应在名字后加上“先生”、“女士”等称呼。若称呼男士为“小姐”，会教人很难为情。

　　如果你是基层主管，未经公司高级主管授权的信函，不要随便寄送，以免惹恕他人，尤其是主管者的指示列入信函时，更应仔细处理。如果信函谈及的主题敏感，应该准备一份备忘录和信函给主管;如果信函是标准报告，没有涉及个人问题，影印一份给主管就可以了。

　　有关报告、信函、备忘录和传真的礼节要点，如果你要把这类文件寄给别家公司主管，一定要经本公司主管签名才能寄出。基层主管不应只是转送文件，你要在备忘录上签字。询问听取你的报告的人，你该做什么。不管如何，对于你与外人讨论的主题，别人也许拥有敏感的资讯。主管写信给别的公司同级人时，应在信上签名。

　　在信文的最后，写上写信人的姓名和写信日期。署名应写在敬语后另起一行靠右位置。

　　电子邮件礼仪

　　(二)电子邮件礼仪

　　随着因特网和电子邮件在商务领域中的普及应用，电子邮件礼仪已经成为商务礼仪的一部分，并且对于客户关系成败的影响日益显著。如何写好了一封商务电子邮件呢?提出以下建议可以给我们很好的帮助：

　　1.要注意措辞。你也许认为自己的邮件浅显易懂，但是有时候却遭到误解。简单明了的邮件可以使你节省打电话发传真澄清邮件意义的时间。

　　2.不要“惹火”收件人。如果使用含有敌意的词句或者批评的语气(电邮礼仪中称为“火焰”)，你会“惹火”对方并且造成糟糕的局面。电子邮件不是大家“笔伐”的工具，如果有问题，与对方当面解决。

　　3、提前通知收件人。尽量在发邮件以前得到对方的充许或者至少让他知道有邮件过来;确认你的邮件对他有价值。

　　4、最好不要发送私人或者机密邮件。即使你选择“永久删除”，许多软件和网络服务仍然可以访问硬盘上备份的信息。在你发送以前，仔细考虑如果别人(比如老板)看到这封信会发生什么情况。你当然不想老板看到你的私人邮件或者冒着泄漏客户机密的风险发送机密邮件。

　　5、使用附件功能要小心，附件越大，下载时间就载越长，占用收件人电脑空间越多。有些附件可能毫无必要，也许收件人已经有了。应避免或说可能少地传真、邮寄那些冗长的附件。

　　6、使用抄送功能要小心。你也许会把自己的邮件像备忘录一样抄送给其他同事或者客户。不要滥用抄送功能，否则收件人会心处理垃圾邮件的方式一删了之。